Tips & Tricks del Live tweeting da organizzatore

di Bruno Baratti

Eccoci alla seconda parte di Tips & Tricks del Live Tweeting che, questa volta, tratta l’argomento dal punto di vista di chi organizza. Se non hai ancora letto la versione “da spettatore” ti consiglio di leggerla così da avere una visione completa, nei limiti di un post, sul tema che è importante e sempre più attuale per chi usa Twitter sia professionalmente sia come utente privato.

Politica, cultura, sport, musica, cronaca, il Live Tweeting è una delle modalità di coinvolgimento dell’audience che trova sempre più seguaci in quanto è veloce (come Twitter), sintetico (ti permette di avere gli highlights dell’evento senza seguirlo per intero), efficace (soprattutto se chi produce i contenuti è ben preparato).

Se ti sei trovato seduto dall’altra parte del tavolo in qualche occasione, avrai notato che molte persone sembrano non ascoltare quello che dici. Probabilmente ( a meno che tu non sia così noioso) è semplicemente perché stanno facendo Live Tweeting ovvero stanno generando e mettendo in rete contributi sul tuo intervento, controllando gli hastag, interagendo con altri utenti interessati allo stesso tema.

Il Live Tweeting è diverso se lo guardi dal punto di vista di chi organizza? Non c’è dubbio! Ecco perché è importante fare un affondo su alcuni argomenti che troverai molto utili nel caso tu debba gestire e organizzare un’azione per conto tuo o di un tuo cliente o amico.

Tanto lavoro prima dell’evento.

Un lavoro fatto bene inizia prima del gran giorno. Nei giorni precedenti la manifestazione è importante iniziare a costruire un terreno fertile sul quale lavorerai poi con maggio successo.

Ecco le cose da fare prima dell’evento:

studia e predisponi gli hastag giusti da utilizzare (anche alcuni di riserva)
prepara del materiale grafico, fotografico o video da usare per dare le prime informazioni
se riesci genera qualche videografica, è sempre molto gradita
elabora e programma un conto alla rovescia con post da pubblicare fino alla data dell’evento
cerca notizie, curiosità, individua gli account dei relatori/partecipanti e genera un file da tenere con te durante il Live
cerca di essere presente ai backstage, ai montaggi delle scenografie, fatti dare qualche breve messaggio dagli attori dell’evento da postare prima
organizza la squadra che gestirà la produzione dei contenuti e la loro pubblicazione
suddividi compiti e responsabilità tra lo staff che hai creato. Le tre aree di intervento princiaple sono in ordine di importanza: generazione e pubblicazione dei contenuti, interazione con gli altri account, monitoraggio dell’andamento e degli hastag utilizzati
verifica che vi sia una adeguata e veloce copertura wi-fi e fai in modo che siano disponibili stazioni di ricarica per smartphone e tablet
stampa la scaletta definitiva degli interventi e evidenzia con il tuo staff i momenti più importanti che puoi immaginare

Ora che la parte di preparazione è stata sufficientemente esplorata, passiamo alla gestione dell’evento vero e proprio.

Ecco allora i Tips & Tricks del Live tweeting da organizzatore.

poni preventivamente un obiettivo indicativo in termini di quantità e frequenza dei tweet che vuoi usare per “coprire” adeguatamente la manifestazione
Twitter è molto veloce. Definisci i punti “caldi” per i quali ritieni vi potrà essere una generazione più interessante di contenuti
stabilisci in partenza lo stile che adotterai: serioso, ironico, pungente, sarcastico, ecc.
tieni a portata di mano dati e curiosità sull’evento e/o sui partecipanti che lo animano. Un lavoro questo che devi aver svolto in precedenza e che farà acqusitare ai tuoi tweet più spessore e originalità
coinvolgi i relatori, conduttori, attori menzionandoli con il loro account @ilsuonome . Otterrai dei retweet in più e aumenterai il livello di lettura e coinvolgimento dei tuoi post.
controlla gli hastag lanciati o più popolari sull’evento e inseriscili nei tuoi post in modo da essere sempre nella community attiva
leggi, costantemente i post che trattano l’evento e interagisci nei modi che conosci
quando posti una foto, dedica qualche minuto a renderla più gradevole e accattivante. Puoi usare un programma come Enlight che offre veloci e interessanti possibilità di ritocco, ma ce ne sono anche altri altrettanto validi
scrivi solo quello che pensi di poter rileggere tra un mese senza volerlo cancellare. A volte la diretta genera emozioni momentanee che sono poco controllabili. Impara a rimanere distaccato e obiettivo quanto basta senza perdere originalità e spirito critico
usa la diretta audio/video se opportuno. Valuta se puoi farlo, gestisci correttamente i diritti e valuta con che attrezzatura realizzare il tuo collegamento
ti serve una audience sicura e coinvolta? Allora dovrai valutare il coinvolgimento a pagamento di alcuni influencer che ti garantiranno una presenza immediata e organizzata di tweet e interazioni. Se scegli questa strada dedica il giusto tempo all’elaborazione di un brief adeguato, chiaro e completo inserendo sia le cosa da fare sia, soprattutto, quelle da non fare
chiudi il cerchio. Al termine dell’evento posta qualche tweet di chiusura e di riepilogo.
Riutilizza e distribuisci i contenuti. Se hai un blog che si presta a ospitare la notizia dell’evento (ma attenzione a non farti prendere dall’entusiasmo verificando che il tema sia davvero in linea con il progetto editoriale del tuo blog) approfitta del lavoro fatto per generare un contenuto che ti ha visto così partecipe

Vuoi di più? Proietta i tweet!

Che ne dici di proiettare sullo schermo alle spalle dei relatori i tweets selezionati con l’hastag che hai scelto? Con Visibletweets puoi farlo in modo animato e scegliendo fonts, sfondi e inserendo il tuo logo. Attenzione però al controllo dei contenuti che potrebbero essere offensivi o sgradevoli. Per ovviare a questo eventuale problema tieni pronta una serie di videate da inserire tramite la regia in diretta.

Sei entrato in trending topics?

Essere “argomento popolare” è interessante e regala soddisfazione, ma non è certamente il punto di arrivo e l’obiettivo centrale di ciò che hai prodotto. Se non sei stato visto adeguatamente dall’algoritmo che genera automaticamente la classifica, non ti preoccupare troppo: ciò che conta è il livello di “ingaggio” e interazione che sei riuscito a generare sull’evento, tieni conto infatti che Twitter preferisce il numero di retweet al semplice numero di presenze dell’hastag nei post. Questo vuol dire più lavoro di team da fare nella relazione con gli altri account!

Importanza del reporting finale

Crea appena puoi una relazione di andamento di ciò che hai prodotto. Evidenzia le criticità che hai riscontrato senza paura che il committente eventuale possa giudicare male il tuo operato anzi, dimostrerai serietà e vogli di migliorare. Inserisci tutti i dati che puoi rilevare, Misura, misura e misura! Il vantaggio della rete rispetto ai sistemi tradizionali è proprio quello di fornire informazioni certe: sfrutta al massimo questa opportunità che sarà particolarmente gradita al tuo cliente.

Se pensi che il tuo interlocutore non abbia ancora la preparazione giusta per valutare alcuni punti chiave dei risultati, crea una serie di “legende” sui valori più discordanti e spiega come vanno letti correttamente.

Se sei in presenza di un evento ripetitivo, confronta i dati con l’edizione precedente in modo da poter valutare differenze e andamenti.

Se hai ottenuto dei risultati importanti diffondili e condividili: rafforzeranno l’evento e daranno visibilità positiva la tuo lavoro.